Ada project yang awalnya kelihatan sederhana.
Begitu juga ketika saya mulai mengerjakan Sistem Administrasi TPQ Al Mubarokah.
Awalnya saya membayangkan ini sebagai sebuah sistem untuk membantu mengelola data santri, guru, kelas, dan administrasi TPQ.
Kelihatannya sederhana.
Tapi setelah mulai dikerjakan, ternyata cukup panjang ceritanya. 😄
Semakin masuk ke kebutuhan sebenarnya, semakin banyak hal yang harus dipikirkan.
Bukan hanya bagaimana menyimpan data.
Tetapi bagaimana data tersebut bisa digunakan oleh guru, admin, PJ atau Kepala TPQ, pengurus, sampai orang tua santri.
Dan dari situlah project ini berkembang sedikit demi sedikit.
Awalnya Saya Berpikir, “Bikin Database Saja”
Kalau melihat kebutuhan awal, saya sebenarnya berpikir:
“Ya sudah, kita buat database santri.”
Ada nama santri.
Ada kelas.
Ada guru.
Ada data orang tua.
Simpan ke database.
Selesai.
Ternyata tidak sesederhana itu. 😄
Begitu mulai memikirkan aktivitas sehari-hari di TPQ, muncul banyak kebutuhan lain.
Santri masuk kelas.
Guru mengajar.
Ada absensi.
Ada materi pembelajaran.
Ada evaluasi.
Ada jurnal mengajar.
Ada catatan perkembangan santri.
Ada orang tua yang ingin mengetahui perkembangan anaknya.
Ada pihak yang perlu memantau kegiatan TPQ secara keseluruhan.
Akhirnya saya mulai berpikir:
Kalau semua data ini memang dibutuhkan, kenapa tidak dibuat dalam satu sistem yang saling terhubung?
Dari situlah project ini mulai berkembang.
Mulai Memahami Alur TPQ
Salah satu hal yang menarik dari mengerjakan sistem seperti ini adalah saya harus mulai melihat kegiatan TPQ bukan hanya dari sisi programmer.
Saya harus membayangkan:
Kalau saya menjadi Admin, apa yang saya butuhkan?
Kalau saya menjadi Guru, apa yang paling sering saya lakukan?
Kalau saya menjadi Kepala/PJ TPQ, informasi apa yang ingin saya lihat?
Kalau saya menjadi orang tua, informasi apa yang ingin saya ketahui tentang anak saya?
Pertanyaan-pertanyaan sederhana seperti itu ternyata sangat membantu.
Karena dari situ saya mulai memahami bahwa membuat aplikasi bukan hanya soal:
membuat halaman → membuat tombol → menyimpan data.
Tetapi lebih banyak tentang memahami bagaimana manusia menggunakan sistem tersebut.
Data Santri Ternyata Tidak Berdiri Sendiri
Awalnya data santri terlihat seperti satu tabel.
Tetapi kemudian saya mulai melihat hubungannya.
Satu santri punya kelas.
Kelas memiliki guru.
Santri memiliki absensi.
Santri memiliki evaluasi.
Santri bisa memiliki catatan perkembangan.
Santri juga bisa memiliki data orang tua.
Dan semuanya saling berhubungan.
Jadi ketika saya melihat data santri sekarang, saya tidak lagi melihatnya hanya sebagai:
“Nama Ahmad.”
Tetapi saya bisa membayangkan bahwa data Ahmad nantinya berhubungan dengan kelas, kehadiran, evaluasi, catatan guru, dan perkembangan belajarnya.
Di sinilah saya semakin sadar bahwa database yang baik harus dirancang berdasarkan hubungan antar kebutuhan nyata.
Kemudian Masuk ke Absensi
Setelah data dasar mulai tertata, berikutnya adalah absensi.
Ini sebenarnya salah satu fitur yang sangat penting dalam kegiatan TPQ.
Guru perlu mengetahui siapa yang hadir.
Siapa yang izin.
Siapa yang sakit.
Siapa yang tidak hadir.
Dan pada akhirnya pihak TPQ juga membutuhkan rekapnya.
Dari sini saya mulai berpikir lagi.
Kalau data absensi sudah tersimpan, seharusnya kita bisa mengetahui:
Berapa tingkat kehadiran santri?
Siapa yang sering tidak hadir?
Kelas mana yang kehadirannya paling baik?
Apakah ada santri yang perlu diperhatikan?
Jadi data yang awalnya hanya digunakan untuk mencatat kehadiran ternyata bisa menjadi informasi untuk monitoring.
Jurnal Mengajar Juga Ikut Berkembang
Kemudian ada jurnal mengajar.
Guru tentu tidak hanya datang dan mengajar.
Ada materi yang disampaikan.
Ada kegiatan pembelajaran.
Ada catatan.
Ada kondisi kelas.
Dan semua itu sebenarnya merupakan bagian penting dari perjalanan pembelajaran.
Akhirnya dibuatlah modul jurnal mengajar.
Guru dapat mencatat kegiatan pembelajaran, kemudian data tersebut tersimpan dalam sistem.
Setelah itu saya mulai berpikir lagi:
“Kalau jurnalnya sudah ada, kenapa tidak dibuatkan laporan?”
Akhirnya muncul Laporan Jurnal Mengajar.
Sekarang data jurnal bisa dilihat berdasarkan periode, guru, kelas, dan informasi pembelajaran lainnya.
Dan dari sini muncul ide yang lebih menarik:
Bagaimana kalau sistem juga bisa menunjukkan jurnal mana yang belum lengkap?
Nah, di sinilah project mulai terasa semakin menarik.
Evaluasi Santri
Berikutnya adalah evaluasi.
Saya merasa evaluasi merupakan bagian yang cukup penting karena TPQ bukan hanya membutuhkan data kehadiran.
Yang lebih penting adalah:
Bagaimana perkembangan belajar santri?
Karena santri hadir setiap hari belum tentu berarti perkembangannya sama.
Ada yang cepat memahami materi.
Ada yang membutuhkan pendampingan lebih.
Ada yang memiliki perkembangan sangat baik.
Ada juga yang mungkin perlu perhatian lebih dari guru.
Karena itu, evaluasi dan catatan guru menjadi penting.
Saya Mulai Berpikir tentang Orang Tua
Kemudian saya berpikir dari sisi orang tua.
Kalau anak mereka belajar di TPQ, tentu orang tua juga ingin tahu:
Anak saya bagaimana?
Rajin hadir?
Bagaimana hasil evaluasinya?
Ada perkembangan?
Ada catatan dari guru?
Dari sini muncul kebutuhan portal orang tua.
Jadi orang tua tidak hanya menjadi pihak yang menerima informasi secara manual.
Mereka bisa mendapatkan informasi mengenai perkembangan anak melalui sistem.
Bagi saya, bagian ini cukup menarik.
Karena akhirnya sistem tidak hanya membantu internal TPQ, tetapi juga mulai menghubungkan TPQ dengan orang tua.
Bagian yang Cukup Menguras Pikiran: Hak Akses
Nah, ini salah satu bagian yang lumayan bikin mikir. 😄
Karena pengguna sistem tidak hanya satu.
Ada:
- Admin
- Guru
- PJ/Kepala TPQ
- Pengurus
- Orang tua/wali
Dan tentu saja mereka tidak boleh mendapatkan akses yang sama.
Guru tidak perlu melihat seluruh data administrasi.
Orang tua hanya boleh melihat data anaknya sendiri.
Pengurus mungkin hanya membutuhkan akses melihat informasi tertentu.
PJ membutuhkan akses monitoring yang lebih luas.
Sedangkan Admin membutuhkan akses pengelolaan.
Dari sini saya belajar bahwa:
Semakin besar sistem, semakin penting memikirkan siapa boleh melihat apa.
Kelihatannya sederhana ketika dibicarakan.
Tapi ketika sudah masuk ke database dan kode program, baru terasa tantangannya. 😂
Sampai Akhirnya Saya Melihat Dashboard
Setelah berbagai fitur mulai berjalan, saya melihat dashboard.
Data sudah ada.
Statistik sudah ada.
Grafik juga ada.
Tapi saya masih merasa ada yang kurang.
Saya bertanya kepada diri sendiri:
“Kalau Kepala TPQ membuka dashboard pagi-pagi, sebenarnya apa yang ingin dia lihat?”
Bukan hanya jumlah santri.
Bukan hanya jumlah guru.
Bukan hanya grafik.
Tetapi mungkin:
Ada masalah apa hari ini?
Kelas mana yang belum lengkap?
Ada guru yang belum mengisi jurnal?
Ada santri yang belum diabsen?
Ada evaluasi yang belum selesai?
Dari situlah saya mulai mengembangkan konsep Dashboard V3.
Pusat Perhatian Hari Ini
Salah satu konsep yang paling saya suka adalah:
Pusat Perhatian Hari Ini
Daripada dashboard hanya menampilkan angka, saya ingin dashboard juga membantu menunjukkan hal-hal yang membutuhkan perhatian.
Misalnya:
🔴 Ada santri yang belum diabsen.
🟠Ada jurnal mengajar yang belum lengkap.
🟠Ada evaluasi yang belum selesai.
🔵 Ada catatan baru.
Menurut saya, ini jauh lebih berguna.
Karena orang yang membuka dashboard sebenarnya tidak membutuhkan semua informasi sekaligus.
Dia ingin tahu:
“Apa yang harus saya perhatikan sekarang?”
Dari sini saya mulai memahami bahwa dashboard bukan sekadar halaman statistik.
Dashboard bisa menjadi alat bantu untuk mengambil tindakan.
Dari Administrasi Mulai Menjadi Monitoring
Di titik tertentu saya mulai melihat perubahan project ini.
Awalnya:
Data Santri
Kemudian:
Administrasi TPQ
Lalu berkembang menjadi:
Monitoring TPQ
Karena data yang dikumpulkan ternyata bisa digunakan untuk melihat kondisi.
Misalnya:
Absensi → mengetahui kehadiran.
Evaluasi → mengetahui perkembangan.
Jurnal → mengetahui aktivitas pembelajaran.
Catatan Guru → mengetahui kondisi santri.
Dashboard → mengetahui kondisi TPQ secara keseluruhan.
Jadi data tidak berhenti sebagai arsip.
Data mulai mempunyai fungsi.
Tentu Saja Tidak Selalu Mulus
Dalam proses pengerjaan, tidak semuanya berjalan lancar.
Ada kode yang error.
Ada tampilan yang kurang pas.
Ada fitur yang setelah dibuat ternyata masih terasa kurang praktis.
Ada bagian yang akhirnya harus dibongkar dan dibuat ulang.
Dan ada juga momen ketika saya melihat satu bagian dan berpikir:
“Waduh… kalau yang ini diubah, bagian belakangnya ikut berubah.” 😂
Tapi justru di situlah pengalaman paling banyak didapat.
Karena membuat sistem nyata berbeda dengan sekadar membuat contoh aplikasi.
Ketika sistem dibuat berdasarkan kebutuhan nyata, kita harus siap melakukan penyesuaian.
Saya Belajar Bahwa Tidak Semua Fitur Harus Dibuat Sekaligus
Ini mungkin salah satu pelajaran yang cukup penting bagi saya.
Ketika membuat aplikasi, sering muncul keinginan:
“Tambahkan ini.”
“Tambahkan itu.”
“Sekalian bikin fitur ini.”
Kalau semua dituruti, aplikasi bisa menjadi sangat ramai.
Akhirnya saya mulai mencoba berpikir lebih sederhana.
Apa yang benar-benar dibutuhkan?
Apa yang paling sering digunakan?
Apa yang bisa membuat pekerjaan menjadi lebih mudah?
Menurut saya, lebih baik memiliki beberapa fitur yang benar-benar berguna daripada banyak fitur yang akhirnya jarang digunakan.
Project Ini Masih Bisa Dikembangkan
Sistem Administrasi TPQ Al Mubarokah ini sebenarnya masih bisa dikembangkan cukup jauh.
Misalnya:
- Profil perkembangan santri
- Rapor digital
- Monitoring progress materi
- Laporan manajemen TPQ
- Statistik perkembangan bulanan
- Monitoring aktivitas guru
- Portal orang tua yang lebih lengkap
- Sistem notifikasi
- Backup otomatis
Tetapi saya tidak ingin semuanya dikerjakan sekaligus.
Lebih baik dikembangkan sedikit demi sedikit.
Karena setiap pengembangan harus tetap punya alasan.
Yang Paling Saya Sukai dari Project Ini
Kalau ditanya bagian mana yang paling saya sukai, mungkin bukan satu fitur tertentu.
Tetapi proses perubahannya.
Dari sesuatu yang awalnya sederhana:
“Kita butuh database santri.”
Kemudian berkembang menjadi:
“Kita butuh sistem administrasi.”
Kemudian:
“Kita butuh monitoring.”
Dan akhirnya:
“Bagaimana data ini bisa membantu pengelola TPQ mengambil keputusan?”
Perubahan cara berpikir itu yang menurut saya paling berharga.
Bukan Tentang Membuat Aplikasi yang Sempurna
Saya juga tidak menganggap sistem ini sudah sempurna.
Masih banyak yang bisa diperbaiki.
Masih banyak ide yang bisa dikembangkan.
Dan mungkin nanti ada beberapa bagian yang akan saya bongkar lagi. 😄
Tapi menurut saya, memang begitulah proses belajar.
Kita tidak harus menunggu sampai semuanya sempurna untuk mulai berjalan.
Yang penting:
dibuat → digunakan → dievaluasi → diperbaiki → dikembangkan.
Dari TPQ Al Mubarokah Saya Belajar Banyak
Project Sistem Administrasi TPQ Al Mubarokah memberikan saya pengalaman yang cukup berharga.
Saya belajar tentang database.
Saya belajar tentang hak akses.
Saya belajar tentang alur administrasi.
Saya belajar tentang dashboard.
Saya belajar tentang bagaimana menghubungkan data.
Tapi yang paling penting, saya belajar tentang membuat teknologi berdasarkan kebutuhan manusia.
Karena pada akhirnya teknologi bukan tentang seberapa rumit kode yang kita tulis.
Teknologi seharusnya membuat pekerjaan menjadi lebih mudah.
Penutup
Mengerjakan project seperti ini membuat saya kembali teringat bahwa banyak hal besar sebenarnya bisa dimulai dari kebutuhan yang sederhana.
Awalnya hanya ingin membantu administrasi TPQ.
Kemudian satu per satu kebutuhan mulai muncul.
Santri.
Guru.
Kelas.
Absensi.
Jurnal.
Evaluasi.
Catatan.
Orang tua.
Dashboard.
Laporan.
Dan semuanya perlahan disatukan dalam satu sistem.
Perjalanan Sistem Administrasi TPQ Al Mubarokah ini masih belum selesai.
Masih akan ada perbaikan.
Masih akan ada pengembangan.
Dan mungkin masih akan ada beberapa kali:
“Coba bongkar lagi.” 😄
Tapi justru itu yang membuat perjalanan mengerjakan project menjadi menarik.
Karena setiap kali kita menemukan masalah, sebenarnya kita sedang mendapatkan kesempatan untuk belajar sesuatu yang baru.
Bismillah, lanjut pelan-pelan.
Karena bagi saya, membangun sesuatu tidak selalu tentang seberapa cepat selesai.
Tetapi tentang bagaimana sesuatu yang kita kerjakan bisa semakin hari menjadi lebih rapi, lebih bermanfaat, dan lebih memudahkan orang lain.
Salam
Ali Mustika Sari
